Administratief medewerker projecten

Rutgers is het toonaangevende Nederlandse expertisecentrum voor seksualiteit. We zijn nationaal en internationaal actief in ongeveer 20 landen. Samen met andere maatschappelijke organisaties, professionals uit het veld en ervaringsdeskundigen pleiten we voor positieve verandering op thema’s die er toe doen en grote invloed hebben op de gezondheid en levens van mensen. We werken aan verbetering van seksuele rechten, toegang tot voorlichting en informatie over seksualiteit, toegang tot anticonceptie en veilige abortussen en preventie van seksueel geweld. Dit doen we op verschillende manieren. Rutgers verbindt onderzoek, praktijk en pleitbezorging. We zijn er voor iedereen, met extra aandacht voor jongeren. We spreken ons uit tegen onrechtvaardigheid en voor belangrijke menselijke waarden, vooral wanneer deze onder druk staan of onderbelicht worden.  Onze organisatie wordt gevormd door 130 gepassioneerde professionals in Nederland.  

Voor onze afdeling Finance zoeken we een:

 Administratief medewerker projecten 

            32-36 uur per week (2024-02)

Als Projectadministrateur zorg je voor adequate financieel administratieve vastlegging en afhandeling van projecten. Door jouw inzicht in de financiële gegevens van projecten wordt tijdig gefactureerd en geboekt en worden tijdig de juiste rapportages verstrekt. Hierdoor hebben de projectcontrollers, de programmamanagers en projectleiders inzicht in de financiële status van hun projecten. Je bent de vraagbaak voor collega's voor de systemen Synergy, Exact Globe en Elvy.

Binnen het team werk je samen met de Projectcontrollers, de financiële administratie, financial controller en rapporteer je aan de Manager Finance en Control.  Je werkt met name voor onze Nationale Programma’s, en voert daarnaast ook algemene ondersteunende taken uit voor alle programma’s.

Wat je gaat doen

Je voert de financiële administratie voor onze Nationale Programma’s (ongeveer 50 projecten):

• Bijhouden projectoverzicht met rapportage deadlines en voorwaarden (projectenregister)
• Je stelt facturen op en zorgt voor de juiste boeking en verzending en (indien nodig) maken van correcties. Je houdt overzicht over de financiële voortgang van de kleinere projecten
• Je verzorgt de administratieve kwartaalafsluiting en jaarafsluiting van projecten
• Je zorgt voor een juist contractbeheer van projecten
• Je ondersteunt bij externe controles en audits voor de projecten
• Je maakt eenvoudige begrotingen voor projecten, in samenwerking met de Projectcontrollers
• Je verzorgt de liquiditeitsplanning voor projecten
• Je stelt concept voortgangsrapportages en concept eindrapportages op, in overleg met de Projectcontrollers.
• Je voert een maandelijkse controle uit op de compleetheid van de urenregistratie per project, en stelt een maandelijkse rapportage op voor de verantwoordelijke programma manager.

Je bent een van de key-users voor onze financiële applicaties:

• Je bent een interne vraagbaak voor het gebruik van onze applicaties Exact Globe, Synergy en Elvy
• Je zorgt dat de uurtarieven van medewerkers in Synergy  kloppen
• Je ondersteunt bij het aanmaken van nieuwe projecten in Exact Globe
• Je draagt bij aan het debiteuren beheer van projecten, in samenwerking met de collega's van de financiële administratie

Wat wij vragen

Wij zoeken een enthousiaste collega die zelfstandig en oplossingsgericht aan de slag gaat. Onze ideale kandidaat werkt ordelijk, is secuur en heeft oog voor detail. Je bent servicegericht en integer. Je houdt van uitdagingen en hebt de ambitie om jezelf en processen te verbeteren. Je bent snel thuis in applicaties en vindt het leuk om collega's te helpen applicaties beter te gebruiken. Je houdt moeiteloos het overzicht en kunt reflecteren waarbij je denkt in mogelijkheden en oplossingen.

Je hebt affiniteit met het thema seksuele gezondheid en rechten en voldoet aan de volgende eisen:

• HBO werk- en denkniveau, bijvoorbeeld met HBO Bedrijfseconomische opleiding, of een MBO-opleiding aangevuld met relevante werkervaring
• Ervaring met relevante software automatiseringssystemen, in ieder geval Exact Globe
• Kennis van de Nederlandse en de Engelse taal. De voertaal binnen het Finance team is overwegend Engels.

Voor deze functie zijn de volgende competenties essentieel:  

• Verantwoordelijkheid
• Teamwork
• Kwaliteitsgericht
• Plannen en organiseren
• Klantgerichtheid
• Communicatief vaardig

Wat wij bieden

Wij bieden een uitdagende baan in een ambitieuze organisatie met bevlogen en deskundige collega’s. Het betreft een contract voor een jaar, met de intentie om te verlengen. Voor je arbeidsovereenkomst gelden de arbeidsvoorwaarden van de cao ggz. Het salaris is, afhankelijk van je expertise en je ervaring, minimaal EUR 2.870 en maximaal EUR 3.863 bruto per maand bij een 36-urige werkweek (FWG-schaal 45).  Naast vakantiegeld van 8% krijg je een vaste eindejaarsuitkering van 8,33% en 5,5 week vakantie per jaar. Daarnaast hebben we ruime mogelijkheden voor (betaald) ouderschapsverlof, krijg je korting op sporten en andere vitaliteitsactiviteiten en kun je meedoen aan de fietsregeling. Ook krijg je jaarlijks een eigen balansbudget, dat je naar eigen inzicht kunt inzetten.

In de toekomst is een doorgroei naar de functie van projectcontroller mogelijk.

Informatie en sollicitatie

We willen een inclusieve en diverse organisatie zijn die individuele verschillen in het personeelsbestand waardeert en ervoor zorgt dat iedereen zich welkom en veilig voelt. Voel je je hiertoe aangetrokken? Dan nodigen we je van harte uit om uiterlijk zondag 12 mei 2024 te solliciteren.

Inclusie en betekenisvolle participatie lopen als een rode draad door onze activiteiten en programma's, maar ook intern. We zijn ons ervan bewust dat onze organisatie nog diverser kan zijn. En dat een divers team de enige manier is om ons werk vanuit een breed perspectief te bekijken. Daarom roepen we in het bijzonder personen van kleur en personen met een bi-culturele achtergrond op om te solliciteren naar deze functie. Hierin kun je ook ondersteund worden op termijn door middel van een opleiding.

De eerste gespreksronde is gepland in de week van 20 mei. Een mogelijke tweede gespreksronde staat gepland in de week van 27 mei.

Kandidaten die we uitnodigen voor de tweede ronde vragen we om voorafgaand aan dat gesprek een online vragenlijst in te vullen. Op basis daarvan wordt een profiel opgemaakt dat ingaat op competenties, teamrollen en learning agility (het vermogen om te leren van veranderingen in de omgeving van het werk). Dit bespreken we tijdens het gesprek. Daarnaast vragen we je om voorafgaande aan het tweede gesprek een opdracht te maken. Verder is het overleggen van een Verklaring Omtrent Gedrag en het opvragen van referenties onderdeel van de procedure. We volgen het Misconduct Disclosure Scheme voor het vragen van schriftelijke referenties.

Neem voor meer informatie over de functie contact op met Karin Hubert, Manager Finance & Control a.i., bereikbaar via vacatures@rutgers.nl onder vermelding van het vacaturenummer 2024-02. Onze websites www.rutgers.nl en www.rutgers.international geven een beeld van Rutgers en de diverse programma’s.

Jouw persoonlijke gegevens zullen zes maanden na afloop van de sollicitatieprocedure vernietigd worden.

Mocht dit niet jouw droombaan zijn, ondersteun Rutgers dan door deze vacature te delen binnen jouw netwerk.

Acquisitie naar aanleiding van deze advertentie stellen wij niet op prijs.