Vacature Vrijwilligerscoördinator

State of Fashion in Arnhem zoekt een Vrijwilligerscoördinator voor de State of Fashion Biënnale 2026.
Opdracht voor een ZZP’er | Sluitingsdatum: 28 juli 2025
Startdatum: 1 November 2025 | ZZP Periode: november 2025 tot en met juni 2026 * uren inspanning is gefaseerd, in nadere afstemming met de organisatie.

Organisatie
State of Fashion is een platform voor het presenteren van alternatieven voor het huidige modesysteem. Wij verbinden mode expliciet en eerlijk, met de maatschappelijke vragen en uitdagingen van onze tijd, zoals inclusiviteit en eerlijke praktijken, de impact van globalisering en de klimaatcrisis. Onze centrale vraag is: Hoe kunnen mode en textiel bijdragen aan een betere wereld?

Biënnale
De State of Fashion Biënnale loopt van 14 mei tot en met 28 juni 2026. De vrijwilligers, een pool van circa 75-100 personen, zullen in die periode gemiddeld 5 dagen per week worden ingezet, de exacte inzet van de vrijwilligers is in overleg en afhankelijk van de locatie(s) die straks tijdens het evenement ingezet zullen worden. De vrijwilligerscoördinator en de vrijwilligers zullen worden betrokken bij de tentoonstelling in Arnhem, het publieksprogramma, de evenementen en de opening, als structurele onderdelen van de State of Fashion Biënnale.

De functie:
Wij zoeken een enthousiaste en gedreven vrijwilligers coördinator om de vrijwilligers van State of Fashion succesvol te werven in aanloop naar de Biënnale in 2026 en de coördinatie op te pakken zowel in aanloop alsmede gedurende de looptijd van de Biënnale. Het is voor ons van groot belang dat de coördinator zorg draagt voor het opbouwen en onderhouden van een enthousiaste en inclusieve groep vrijwilligers.

Voornaamste taken / werkzaamheden: 
– Ontwikkelen van vrijwilligersbeleid; zorg dragen voor goede informatieverstrekking voor de vrijwillige teamleiders en de vrijwilligers.
– Werving en selectie van vrijwilligers en vrijwillige teamleiders
– Planning: het maken van het vrijwilligersrooster waarin ieders aanwezigheid (bij vrijwilligersbijeenkomsten en -briefings;) en de dagelijkse bezetting tijdens de Biënnale zelf goed afgestemd is.
– Organiseren van informatiebijeenkomsten, kennismaking van vrijwilligers met team en curatoren van State of Fashion
– Heldere briefing van vrijwilligers over taken, t.b.v. tijdige en realistische afstemming, inzet en taken vrijwilligers.
– Opzetten van een vrijwilligerscommunity t.b.v. onderlinge communicatie en  betrokkenheid;
– Dagelijkse aansturing tijdens State of Fashion 2026  (bij start en/of einde dag t.b.v. briefing en evt. troubleshooting).
– Regelmatig overleg en input vanuit projectleider Biënnale, het productie en communicatie-team
– Verantwoordelijk voor vrijwilligersbudget

Daarnaast zorgt de vrijwilligerscoördinator samen met het productie team voor een prettige vrijwilligersruimte ten tijde van de biënnale op de betreffende event-locatie(s). Onze communicatie-afdeling is nauw betrokken bij de werving van de vrijwilligers via website & social media en tekst input. State of Fashion onderstreept dat het waarderen van de vrijwilligers een team effort is, en is zodoende onder meer ook betrokken bij het ontwikkelen van de outfit voor de vrijwilligers. State of Fashion hecht veel waarde aan een inclusief gezelschap van vrijwilligers.

We vragen:
Aantoonbare ervaring in het werven en coördineren van een grote groep vrijwilligers tijdens (culturele) evenementen. Je bent goed in plannen en organiseren, communicatief, betrokken, initiatiefrijk en stressbestendig, beheerst uitstekende communicatieve vaardigheden in zowel Nederlands als Engels en hebt goede ‘people skills’.
Affiniteit met mode, cultuur en maatschappelijke vraagstukken zijn een pré en je beschikt over een relevant netwerk in Arnhem. Je bent flexibel en kunt snel schakelen tussen strategisch denken en praktische uitvoering, passend bij een ambitieuze culturele organisatie.

We bieden:
Een unieke kans voor een gemotiveerde vrijwilligerscoördinator om deel te nemen aan internationaal modeplatform en een grootschalig project dat uniek is in de wereld: de State of Fashion Biënnale! Wij bieden een plek in ons sterke team, waarin veel ruimte is voor eigen initiatief en nieuwe ideeën. Je komt te werken in een open en flexibele werkomgeving, waarin veel oog en aandacht is voor persoonlijke ontwikkeling. Het betreft een tijdelijke ZZP-aanstelling op basis van overeenkomst van opdracht. Het honorarium is in overeenstemming met de zwaarte van de functie en marktconform.

Geïnteresseerd?
Stuur je motivatiebrief en CV vóór 28 juli naar info@stateoffashion.org, t.a.v. Astrid Ubbink, via deze weg zullen mogelijke inhoudelijke vragen over de vacature beantwoord worden.
State of Fashion streeft naar een representatief team. Wij sluiten ons aan bij de Code Inclusie en Diversiteit.