Office Manager (NL/EN)

Ben jij een organisatietalent dat energie krijgt van afwisselend werk? We zoeken een Office Manager die moeiteloos schakelt tussen twee heel verschillende afdelingen en het leuk vindt om meerdere ballen in de lucht te houden. In deze rol ben jij de spil in beide teams: je zorgt dat alles soepel loopt, weet overzicht te bewaren en hebt oog voor detail.

Kenniscentrum Oorlog, Vervolging en Geweld en ARQ International

Je ondersteunt de teams van ARQ Kenniscentrum Oorlog, Vervolging en Geweld (ARQ Kenniscentrum), en van ARQ International. Een hele korte introductie op ons werk: het kenniscentrum ondersteunt getroffenen van oorlog en geweld met praktisch beleidsonderzoek, kennisverspreiding en vorming van netwerken. En ARQ International zet zich in voor de mentale en psychosociale gezondheid van mensen getroffen door oorlog en humanitaire rampen in lage- en middeninkomenslanden.

Beide afdelingen zijn onderdeel van ARQ Nationaal Psychotrauma Centrum, en zitten op de locatie in Diemen-Zuid, direct naast het metrostation Verrijn Stuartweg. Samen met 450 bevlogen en betrokken collega's biedt ARQ zorg op maat, geven we opleidingen en delen kennis wereldwijd. Ben jij op zoek naar een maatschappelijke baan met impact? Dan is dit wellicht een functie voor jou!

Wat ga je doen?

Je werkt 24 uur voor ARQ Kenniscentrum en 8 uur voor ARQ International. Al kan dit per week verschillen, daar zijn we niet heel strikt in. Je wordt de spil in het web van beide teams en ondersteunt de directeur en beide teams op secretarieel en organisatorisch vlak, zoals met:

• Het beheren en prioriteren van de agenda, het organiseren en voorbereiden van vergaderingen en bijeenkomsten, en het verzorgen van de bijbehorende documentatie.
• Het voeren van het secretariaat van diverse commissies en werkgroepen van ARQ Kenniscentrum, besluitvorming bewaken en planningen opstellen. Indien nodig neem je deel aan de vergaderingen om te notuleren. Ook zorg je voor opvolging van de afspraken en besluiten.
• Bij ARQ Kenniscentrum ben je het eerste aanspreekpunt voor zowel interne als externe relaties, zoals het Nationaal Comité 4 en 5 mei en herinneringscentra als Kamp Amersfoort en het Oranjehotel.
• Bij ARQ International hebben we vooral je hulp nodig bij de administratieve kant van ons werk. Denk aan het zorgen dat contracten met internationale partners inhoudelijk correct zijn, op tijd worden ondertekend door alle betrokkenen en netjes worden gearchiveerd. Maar ook aan het inplannen van team meetings, werkoverleggen en jaargesprekken.
• Werken bij ARQ International is erg dynamisch. We vragen je dan soms ook om in te springen waar nodig. Denk aan het helpen organiseren van een reis naar een hoog risicogebied door het regelen van de visa voor de reizigers, het boeken van de vluchten en accommodatie en het opstellen van een reisschema.
• Ook denk je mee over efficiëntere werkprocessen en praktische oplossingen. In het belang van beide afdelingen.

Wie zoeken wij?

Een enthousiaste persoonlijkheid met een scherp gevoel voor organisatie en goed in prioriteiten stellen. Je schakelt makkelijk tussen verschillende taken, teams en gesprekspartners. Je werkt autonoom en hebt een flexibele, proactieve houding: je ziet werk liggen en pakt het direct op. Daarnaast ben je sociaal en verbindend, en weet je de juiste toon te vinden in je communicatie.

Wat breng jij mee?

• Je hebt een uitstekende beheersing van Nederlands en Engels, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt ruime ervaring met professioneel communiceren op verschillende niveaus en diverse stakeholders als het ministeries, herinneringscentra en internationale hulporganisaties.
• Organisatiesensitiviteit: je voelt goed aan hoe verhoudingen liggen, weet hoe je met verschillende stakeholders moet schakelen en hebt oog voor gevoeligheden.
• Handigheid met digitale tools zoals Outlook, Teams en Office, of de bereidheid om dit snel eigen te maken. Je weet hoe je een laptop aansluit voor een presentatie, een digitale meeting start en technische issues praktisch oplost.
• Een stevige persoonlijkheid die goed omgaat met soms aangrijpende thema’s.
• Je hebt ruime werkervaring in een soortgelijke functie, bij voorkeur in de welzijnssector, gezondheidszorg of in de humanitaire sector. Een HBO werk- en denkniveau is gewenst.
• Structuur en accuratesse zijn belangrijk, net als ordelijkheid en nauwkeurigheid bij het verwerken van gegevens. Daarnaast zijn sterke organisatorische vaardigheden nodig voor het plannen van bijeenkomsten. Je bent stressbestendig en deinst niet snel terug voor hectiek. Integriteit en discretie bij vertrouwelijke informatie zijn vanzelfsprekend.

Wat bieden wij?

• Werken met hele leuke, bevlogen en betrokken collega’s uit twee teams in een informele sfeer, en veel vrijheid om de functie naar eigen inzicht vorm te geven.
• Een jaarcontract met uitzicht op een vast dienstverband.
• Een salaris tussen de € 2.571,- en de € 4.017,- bruto per maand o.b.v. 36 uur (conform FWG 45 van de CAO GGZ).
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden vanuit de cao GGZ, zoals: 8% vakantiegeld, 8,33% eindejaarsuitkering, pensioenregeling Zorg en Welzijn (50/50), collectieve zorgverzekering (IZZ/Zilveren Kruis), 166 verlofuren plus 35 extra verlofuren levensfasebudget o.b.v. 36 uur.
• Een meerkeuzesysteem arbeidsvoorwaarden voor kopen met belastingvoordeel van bijvoorbeeld extra verlof, abonnement voor je sportclub, een (elektrische)fiets, computer of Museumkaart.
• Ruimte om jezelf persoonlijk en professioneel te ontwikkelen.
• Thuiswerken is zeker mogelijk, maar omdat je als Office Manager een centrale rol speelt in de ondersteuning van de teams, vinden we het belangrijk dat je regelmatig op kantoor in Diemen bent om processen soepel te laten verlopen en korte lijntjes te houden met je collega’s.
   

De teams

De afdeling Kenniscentrum Oorlog, Vervolging en Geweld bestaat uit acht beleidsonderzoekers/-adviseurs, een trainer, drie informatiespecialisten met een gespecialiseerde bibliotheek en een communicatieadviseur. De afdeling ARQ International bestaat uit vier MHPSS adviseurs, een onderzoeker en een communicatieadviseur. Samen hebben we dezelfde bevlogen directeur en zitten we op dezelfde gang op de eerste verdieping.

ARQ in het kort

ARQ Nationaal Psychotrauma Centrum helpt bij schokkende gebeurtenissen en psychotrauma. We vinden dat ieder mens, waar ook ter wereld, recht heeft op een menswaardig bestaan in een stabiele samenleving. Vanuit die visie helpt ARQ mensen, organisaties en samenlevingen om de psychosociale impact van schokkende gebeurtenissen te minimaliseren. We bieden zorg op maat, adviseren, doen onderzoek en delen kennis. Bekijk hier ons verhaal: ARQ in 100 seconden.

ARQ wil een organisatie zijn waarin iedereen zich welkom, gewaardeerd en thuis voelt. Een inclusieve omgeving waar jij je kan ontwikkelen. We streven naar een zo divers mogelijk medewerkersbestand dat een afspiegeling is van ons werkveld en daarmee van de maatschappij. We zijn ervan overtuigd dat verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten positief bijdragen aan onze zorg- en dienstverlening.

Enthousiast?

Dan komen wij graag met jou in contact! Reageer uiterlijk dinsdag 10 juni 2025 via werkenbij.arq.org. Wij nemen dan zo snel mogelijk contact met je op. Heb je vragen of heb je behoefte aan een eerste korte kennismaking met of zonder koffie/thee? Dat kan! Je kunt daarvoor contact opnemen met Annelieke Drogendijk, Directeur, via a.drogendijk@arq.org.

Als je bij ons in dienst komt vragen we je om een actuele Verklaring Omtrent Gedrag (VOG). Natuurlijk vergoeden wij deze kosten.