Senior Office Assistant

AddToAny

Solidaridad
Geplaatst op 15-05-2017 Plaats: Utrecht Regio: Utrecht Dienstverband: Vast Opleidingsniveau: HBO Uren per week: 24-32 Reageren voor 01-06-2017

Ben je een aanpakker die proactief collega's ondersteunt en ben je geinteresseerd in een unieke werkomgeving die idealen en resultaten combineert? Dan zijn we op zoek naar jou.

Solidaridad Europe zoekt een:

Senior Office Assistant

Functieomschrijving
De Senior Office Assistant werkt in een klein team bestaande uit een Office Manager en twee Office Assistants, dat gezamenlijk verantwoordelijk is voor het reilen en zeilen op kantoor. Je hebt je eigen taken en verantwoordelijkheden en springt daarnaast bij, daar waar het nodig is.

Tot de taken van de Senior Office Assistant behoren:

  • Het verzorgen van visumaanvragen, hotelboekingen en reisdocumenten voor medewerkers.
  • Het verzorgen van logistieke ondersteuning (hotel, vervoer, documenten benodigd voor visumaanvraag) voor genodigden die reizen naar en in Nederland.
  • Het vervullen van de logistieke en administratieve ondersteuning van de werving en selectie.
  • Het ondersteunen van de Office Manager o.a. bij (her)inrichting van het kantoor.
  • Het ondersteunen van collega's bij vragen over Google (Mail, Docs etc.) en als achterwacht van de Office Manager bij overige ICT-gerelateerde vragen.
  • Secretariele werkzaamheden (o.a. inplannen van afspraken en het afhandelen van algemene e-mail) en de organisatie van (virtuele) bijeenkomsten en events voor medewerkers.
  • Het ondersteunen bij mailacties richting donateurs, bestellingen en verzendingen.
  • Het aannemen van inkomende e-mail en telefoongesprekken en deze zoveel mogelijk zelfstandig afhandelen.
  • Het vervullen van de rol van gastvrouw: o.a. beheren van de receptie en bijbehorende taken bij afwezigheid van de Office Assistant.

Functie-eisen

  • HBO- werk- en denkniveau.
  • Goede beheersing van de Nederlandse en Engelse taal.
  • Goede beheersing van Microsoft Office en Google (Mail, Docs en Drive)
  • Je bent servicegericht, representatief, vriendelijk en professioneel.
  • Je bent stressbestendig en werkt zorgvuldig: kan zelfstandig meerdere taken tegelijk afhandelen in een dynamische omgeving.

Aanbod

  • Je werkt in een dynamische functie in een internationale omgeving, met eigen verantwoordelijkheden in teamverband.
  • Je werkt 28 uur verspreid over 4 dagen, waarbij je in ieder geval op woensdag en vrijdag werkt. Als nodig ben je flexibel inzetbaar op andere werkdagen en tijden.
  • Standplaats: Utrecht.
  • Salarisindicatie: BBRA schaal 8

Mail je sollicitatiebrief en CV uiterlijk donderdag 1 juni 2017 naar hr@solidaridad.nl onder vermelding van 'Sollicitatie Senior Office Assistant'. Je kunt je brief richten aan Linda Groeneveld, Office Manager.

Wil je meer informatie of heb je vragen over deze functie? Neem dan telefonisch contact op met Linda Groeneveld; 030-272 03 13 of mail je vragen naar hr@solidaridad.nl.

Voor meer informatie over Solidaridad, zie www.solidaridad.nl en www.solidaridadnetwork.org.

Over Solidaridad
Solidaridad opereert in een internationaal netwerk van negen regionale kantoren met een globale programmering. Als voorloper op het gebied van duurzame economische ontwikkeling biedt Solidaridad perspectief op welvaart voor iedereen, met respect voor mens en de aarde. Met bijna 50 jaar ervaring, experts in het veld en pragmatische samenwerking met invloedrijke partners in en om de productieketen, creeert Solidaridad slimme oplossingen met blijvende positieve impact.

Solidaridad Europa heeft een Europese, Nederlandse en internationale programmering op het gebied van duurzame marktontwikkeling, beleidsbeinvloeding, communicatie, kennismanagement en fondsenwerving. We werken in de volgende productieketens: koffie, thee, fruit en groentes, cacao, katoen, textiel, goud, soja, vee, melk, suiker, palm olie en aquacultuur.