Plastic Soup Foundation is op zoek naar een officemanager (20 uur).
Krijg je er energie van om je collega’s zo te ondersteunen dat zij zich volop bezig kunnen houden met onze missie? Ben je flexibel, gestructureerd en pro-actief? Mooi zo. Dan is de Plastic Soup Foundation op zoek naar jou!

Over ons

Plastic Soup Foundation is gevestigd in Amsterdam en bestaat 10 jaar. Wij zijn een professionele, internationaal opererende organisatie met een divers team van circa 25 medewerkers en we behoren tot de belangrijkste organisaties wereldwijd die tegen plasticvervuiling strijden. De missie van onze organisatie is een wereld zonder plasticvervuiling. Wij zoeken een nieuwe collega die daar met evenveel inzet, professionaliteit én plezier aan wil werken als wij!

Meer informatie over ons vind je op www.plasticsoupfoundation.org.

De officemanager valt direct onder de Operations Manager en fungeert als centraal aanspreekpunt voor de organisatie.

De functie

  • Ondersteuning van de directie: agendabeheer en urenregistratie;
  • Secretariële en administratieve werkzaamheden:
    • post- en emailbehandeling
    • opmaak en controle van aangeleverde correspondentie en andere teksten
    • archivering, zowel het aanleggen en actueel houden van het archief als ook het op verzoek lichten en terugplaatsen van stukken uit en in het archief
    • het plannen van vergaderingen, het opmaken van vergaderagenda’s en vergaderstukken en het versturen daarvan alsmede het zorgdragen voor definitieve notulen van vergaderingen;
  • Ondersteunende werkzaamheden voor de gehele organisatie:
    • Het ontvangen van bezoekers en het organiseren van lunches en diners
    • Het uitvoeren van de planning en organisatorische ondersteuning van (projectmatige) activiteiten en het oplossen van bijbehorende praktische zaken
    • Reizen boeken en organiseren
    • Reserveren en agenderen van vergaderzalen en kantoorplekken
    • Verzorgen van diverse facilitaire zaken (bijv. het organiseren van besprekingen met medewerkers, sleutelverstrekking, mobiele telefonie, beheer abonnementen, netjes houden kantoor, instrueren en aansturen externe schoonmaak)
    • Voorraadbeheer
    • Ondersteuning bij Fondsenwerving & PR-zaken;
  • HR:
    • Verzorgen van het uitzetten van vacatures, het verzamelen van reacties, het bevestigen van ontvangst etc.
    • Digitaal en fysiek bijhouden van de personeelsadministratie
    • Het verzorgen van de te nemen acties bij zowel in- als uitdiensttreding van (nieuwe) collega’s.

Profiel

  • MBO+
  • Relevante opleiding/training(en) in de secretarieel en administratieve ondersteuning van organisaties
  • Goede beheersing van het Office-pakket, ervaring met CRM-systemen
  • Ervaring met notuleren
  • Ervaring met projectmatig werken is een pré
  • Uitstekende kennis van de Nederlandse en Engelse taal in woord en geschrift; mondelinge kennis van andere moderne talen is een pré
  • Affiniteit met de missie van PSF

Wij bieden

  • een collegiaal team en een afwisselende functie in een informele, internationale werkomgeving op een mooie plek in Amsterdam
  • een jaarcontract voor 20 uur per week (verdeeld over 4 of 5 dagen) met de intentie tot verlenging
  • een marktconform salaris dat afhankelijk is van opleiding en ervaring
  • 8% vakantietoeslag, 25 vakantiedagen (bij een fulltime dienstverband)
  • pensioenregeling

Solliciteren

Ben je enthousiast geworden? Stuur dan uiterlijk 27 september 2021 je cv en motivatiebrief naar applications@plasticsoupfoundation.org. De gesprekken zullen plaatsvinden in de laatste week van september.

PLASTICsoup-foundation

Plastic Soup Foundation

Profielpagina

Lees je bewust via onze wekelijkse nieuwsbrief