Binnen Oxfam Novib is de Engagement afdeling verantwoordelijk voor ons werk op de Nederlandse markt: campagnes, fondsenwerving, communicatie en participatie. De unit Supporter Relations is binnen deze afdeling verantwoordelijk voor alle supportersprocessen en -data en ondersteunt de andere units op verschillende werkzaamheden en werkgebieden.
Als Engagement Department Support Officer ondersteun je de Engagement Department door het oppakken van administratieve, logistieke en coördinerende processen. Je organiseert (interne) meetings, bijvoorbeeld voor gezamenlijke projecten, design sprints of om de jaarplannen af te stemmen. Je begeleidt aanbestedingen, zet consultancy opdrachten uit en begeleidt ons netwerk van freelancers. Je zorgt ervoor dat activiteitenkosten op de juiste projecten geboekt worden en dat de urenregistratie van collega’s die werken op projecten kloppen. Tot slot draag jij bij aan de financiële administratie van het GIRO555 bureau en organiseer en notuleer je vergaderingen van het bestuur van GIRO555.
Ben jij die administratieve duizendpoot en deel jij onze visie? En wil jij de uitdaging aan gaan? Dan biedt deze functie jou en uitstekende uitdaging.
Hoofdtaken
- In het kader van de projectcyclus documentatie en correspondentie voorbereiden en/of coördineren met de betrokken teamleden, Oxfam-afdelingen en partnerorganisaties.
- Zorg dragen voor de logistieke organisatie en coördinatie van diverse projectmeetings (o.a. stuurgroep, campagne-overleggen, design sprint, workshops en interne overleggen).
- Projectvergaderingen voorbereiden, actiepunten en notulen vastleggen en opvolgen.
- Ondersteuning van discussies over contractkwesties met partners, inclusief juridisch adviseurs.
- Regelen van de administratieve afhandeling van consultancy contracten en bewaken van de voorwaarden en goedkeuring van de betalingen
- Bewaken van de administratieve naleving van grote aanbestedingen door projectpartners waar nodig/gevraagd.
- Voer ad hoc projectondersteuning uit voor andere projecten wanneer dat nodig is.
- Identificeer verbeteringen aan inkoopprocessen en -procedures aan het inkoopteam.
- Vergemakkelijkt de goedkeuring en elektronische ondertekening van aanbestedingsgerelateerde documenten en overeenkomsten.
- Ondersteuning financiële administratie bij problemen met facturen.
- Eventueel aanvullende inkoop gerelateerde taken.
Wie zoeken wij?
- Een universitair diploma op het eerste niveau (bijv. Bachelor; HBO) in bestuurs- of bedrijfskunde of andere relevante sociale wetenschappen, of aantoonbaar vergelijkbaar niveau door werkervaring. Een certificering in projectmanagement wordt als een troef beschouwd.
- Uitstekende communicatieve vaardigheden in Nederlands en Engels
- Minimaal één (1) jaar ervaring met het organiseren van processen, evenementen en projectplanning.
- Sterke analytische en computervaardigheden.
- Resultaatgericht en een sterke arbeidsethos.
- Werkt gemakkelijk projectgericht met een sterke focus op het eindresultaat.
- Blijft kalm bij het werken onder druk en werk altijd met een hoge mate van discretie en vertrouwelijkheid.
- Kan goed omgaan met verschillende (interne) opdrachtgevers en belangen.
- Je onderschrijft van harte Oxfam Novib’s waarden en missie
- Bij gelijke geschiktheid gaat onze voorkeur uit naar een bi-culturele kandidaat.
