Office Manager

36 uur per week

Ben je proactief, kun je snel schakelen als Office Manager en vind je het leuk om deze verantwoordelijkheid te combineren met verantwoordelijkheid voor HR- en Facility-processen? Ben jij op zoek naar een veelzijdige functie in een fijne organisatie met een duidelijke missie? Lees dan verder en kijk of jij enthousiast wordt van onderstaand profiel.

Over SOMO

SOMO onderzoekt multinationals. Onafhankelijk, feitelijk, kritisch en met een duidelijk doel: een eerlijke en duurzame wereld, waarin publieke belangen zwaarder wegen dan belangen van bedrijven. We doen actiegericht onderzoek en leggen zo de invloed en de ongekende macht van multinationals bloot. Samen met honderden organisaties wereldwijd, zorgen we ervoor dat onze kennis daar terechtkomt waar die het verschil maakt: van lokale gemeenschappen tot bestuurskamers, tot maatschappelijke organisaties, media of politici.

Afgelopen jaren is SOMO gegroeid van een kleinschalige stichting tot de organisatie die het nu is; een NGO waar zo’n 40 gedreven medewerkers vanuit het kantoor in Amsterdam bijdragen aan een rechtvaardigere, sociale en duurzame wereld.

De cultuur binnen SOMO laat zich omschrijven als open, democratisch en informeel. Mensen lopen gemakkelijk bij elkaar naar binnen. Medewerkers zijn betrokken, gepassioneerd en gericht op samenwerking. SOMO wil nu een volgende stap maken in de ontwikkeling en professionalisering van de organisatie. Dit vraagt om een Office Manager die naast het leveren van steun aan het Management Team op het gebied van strategische planning & beoordeling, een bijdrage levert aan de coördinatie en stroomlijning van de operationele HR-processen en Facility management.

Structuur

SOMO is georganiseerd in drie afdelingen (Advocacy & Communications, Programmes en Operations).

De Office Manager is onderdeel van het Support Team, een klein en toegewijd team dat verantwoordelijk is voor de financiën, HR, IT, het secretariaat en facilitair beheer. Als Office Manager word je aangestuurd door de Manager Finance & Operations.

SOMO heeft een nieuwe inhoudelijke en operationele strategie voor de komende jaren. Als Office Manager ondersteun je het Management Team (MT) in de uitvoering van diverse organisatieprocessen op het gebied van HR, Planning & Review en Facility om de ambities in deze nieuwe strategie waar te maken. De afgelopen jaren is een basis voor HR neergezet. Jij bouwt daarop voort. Je bent verantwoordelijk voor de operationele HR-werkzaamheden binnen de organisatie. Daarnaast denk je kritisch mee met het MT over huidige processen en verbetervoorstellen en zorg je ervoor dat deze uitgevoerd worden.

Jouw verantwoordelijkheden

• Je organiseert de planning, voorbereiding en opvolging van vergaderingen en doet de verslaglegging.
• Je monitort de opvolging, uitvoering en evaluatie van de genomen besluiten en organiseert het proces van jaarlijkse planning & review namens het MT.
• Je zorgt voor goede archivering van belangrijke documenten en contracten voor MT en Raad van Toezicht.
• Je bent eindverantwoordelijk voor facilitair management.
• Je zorgt ervoor dat HR-processen en procedures (Personeelshandboek) actueel blijven.
• Je ondersteunt het MT bij HR-processen, zoals werving & selectie, inwerkperiode van nieuwe medewerkers. functioneringsgesprekken en opleiding.
• Je coördineert de buitenlandse reizen voor MT en staf.
• Je organiseert grote bijeenkomsten met partners.
• Je kunt bijspringen op de HR-administratie op piekmomenten of bij ziekte.

Wie wij zoeken

Je bent een professionele ondersteuner die regelmatig zelf met voorstellen en oplossingen komt. Je hebt er plezier in om anderen te helpen en je kunt je werk goed plannen. Je bent zichtbaar in de organisatie, weet iedereen te vinden (en zij jou) en je maakt gemakkelijk contact. Je werkt zelfstandig en bent in staat om pragmatische oplossingen door te voeren.

SOMO gelooft in de kracht en de noodzaak van een diverse en inclusieve organisatie. We streven naar meer diversiteit en een betere vertegenwoordiging van mensen met verschillende achtergronden in onze organisatie.

Functie-eisen

• Je hebt HBO werk- en denkniveau met bij voorkeur HR- of Facility management-ervaring.
• Je hebt minimaal 5 jaar ervaring in een soortgelijke functie.
• Je beschikt over uitstekende communicatieve vaardigheden, zowel in het Nederlands als in het Engels.

 Wat biedt SOMO?

• Een uitdagende functie bij een internationale non-profit organisatie, gevestigd in Amsterdam.
• Een prettige en informele werksfeer met zeer gemotiveerde medewerkers die samenwerken aan een gemeenschappelijk doel.
• Een bruto maandsalaris tussen €3.750 – €5.039,- op basis van 40 uur, afhankelijk van je werkervaring.
• Een eindejaarsuitkering bij het behalen van het gebudgetteerde organisatieresultaat van SOMO.
• Gezien de aard van je functie werk je in principe vanuit ons kantoor in Amsterdam. Flexibele werktijden en de mogelijkheid tot thuiswerken.
• Een contract voor de duur van een jaar met de intentie om te verlengen voor onbepaalde tijd.

Geïnteresseerd?

Als deze vacature je aanspreekt en je herkent je in dit profiel, dan zien wij je sollicitatie graag tegemoet. Stuur je sollicitatiebrief met CV tot en met 22 maart 2023 per e-mail naar Saskia Stevens. Zij coördineert de werving. De gespreksrondes met de selectiecommissie vinden plaats in Amsterdam in de laatste twee weken van maart 2023. Aquisitie naar aanleiding van deze vacature wordt niet op prijs gesteld.