Directiesecretaresse M/V/X (36 uur p/w)

De Wereldmusea; Amsterdam, Berg & Dal en Leiden zijn ontstaan ten gevolge van de fusie van het Tropenmuseum, het Afrika Museum en Museum Volkenkunde. Sinds mei 2017 is er tevens een intensief samenwerkingsverband met het Wereldmuseum Rotterdam.  De Wereldmusea hebben eenzelfde directie, management team en Raad van Toezicht en ook andere werkzaamheden en diensten worden centraal voor alle musea uitgevoerd. De gezamenlijke collecties omvatten zo’n 500.000 objecten en 700.000 foto’s en de musea hebben gezamenlijk ca. 235 medewerkers in loondienst. Daarnaast coachen wij graag stagiairs, research associates en vrijwilligers.  De 4 musea tezamen ontvangen jaarlijks zo’n 425.000 bezoekers.

Het Wereldmuseum heeft een algemeen directeur en een inhoudelijk directeur. Zij werken binnen het MT nauw samen met elkaar – verdeeld over 4 locaties. Het secretariaat, met één collega-directiesecretaresse, een beleidssecretaris en twee managementassistenten, vormen samen het ondersteunende team.

Wij zoeken een directiesecretaresse die het organisatietalent van de directie wil zijn.

Gezien de complexe en vertrouwelijke thema's, staat discretie hoog in het vaandel. Een goed ontwikkelde organisatiebewustzijn is een belangrijke voorwaarde voor het succesvol kunnen uitoefenen van deze functie. Je begrijpt waar de directie mee bezig is, waardoor je vaak aan een half woord genoeg hebt en je prioriteiten op basis van eigen inzicht kunt stellen. Je bent flexibel en je staat stevig in je schoenen zodat je optimaal kunt ondersteunen in onze soms turbulente organisatie. Je hebt een uitstekende kennis van het Nederlands en Engels, in woord en geschrift. Jouw taken bestaan (o.a.) uit het volgende:

• Je prioriteert en voert het complexe agendabeheer;
• Je ondersteunt de directie bij de organisatie van overleggen met het MT, de RvT en de OR;
• Je zorgt voor de stukken, legt verslag en zorgt voor soepele communicatie;
• Je bewaakt de planning en attendeert op nakoming van actiepunten uit diverse overleggen;
• Je houdt contact met interne en externe stakeholders, en handelt desgewenst correspondentie af;
• Je plant en organiseert bijeenkomsten, al dan niet digitaal;
• Je ontvangt afspraken en maakt hen wegwijs;
• Je zorgt voor efficiency, compliancy en kwaliteitsborging.

Je bent een enthousiaste en ambitieuze denker en doener met een relevante opleiding en meer dan 5 jaar aantoonbare ervaring in een vergelijkbare functie. Je hebt affiniteit met onze musea. Je bent discreet, doortastend en initiatiefrijk. Je denkt altijd een paar stappen vooruit. MS Office heeft geen geheimen voor je en je bent handig met nieuwe relevante software. Je hebt een accurate en servicegerichte houding en goede contactuele eigenschappen. Je kan je mondeling en schriftelijk goed uitdrukken.

• Een arbeidsovereenkomst voor 36 uur per week, startdatum 1 januari ‘24, voor 1 jaar, met mogelijk verlenging;
• De functie wordt gewaardeerd in schaal 9 van de Museum CAO en het salaris bedraagt, afhankelijk van ervaring tussen €3187,- en €4141,- bruto per maand bij een volledige werkweek van 36 uur, exclusief 8% vakantietoeslag en 3,4% eindejaarsuitkering;
• 27 Vakantiedagen per jaar;
• Een bescheiden tegemoetkoming in de reiskosten;
• Een prettige en informele werksfeer en zo’n 300 enthousiaste, ambitieuze collega’s in 4 musea;
• Samenwerking met de directie aan de vernieuwende initiatieven van het Wereldmuseum;
• Een unieke werkplek in een prachtig gebouw in het centrum van Leiden, vlak bij het Centraal Station;
• Gratis toegang voor jou en je directe familie bij onze Wereldmusea.

Verder zijn de arbeidsvoorwaarden volgens de Museum CAO van toepassing.

Neem dan contact op met personeelszaken: personeelszaken@wereldculturen.nl 

Wij gaan zo snel mogelijk met geschikte kandidaten in gesprek. Wacht dus niet, maar solliciteer dan via onze website werkbij.wereldculturen.nl en stuur je CV en motivatie mee!